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内蒙古大学档案管理办法


第一章   总 则

第一条  为了加强我校档案管理工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研、管理工作中的作用,根据<<中华人民共和国档案法>>、<<高等学校管理办法>>、<<高等学校档案工作规范>>、<<内蒙古自治区档案管理条例>>等有关法规,制定本办法.

第二条  学校档案,是指在教学、科研、党政管理及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录.这些档案既是重要的信息资源和历史凭证,又是国家的宝贵财富,应由学校档案馆集中管理.

第三条  学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志.各单位应强化档案管理意识,加强的对档案工作的领导和管理,做到"三纳入"、"四同步",即纳入学校和各单位计划、规划,纳入管理制度,纳入有关人员的指责范围;在布置、检查、总结、验收档案工作.

第四条 档案部门必须严格执行国家有关法规和学校的保密制度,确保档案的完整、准确、系统、安全,以利开发利用.


第二章  档案工作体制与任务

第五条  学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和利用本校档案的科学文化事业机构.

第六条  学校档案工作应由一名校级领导分管,各处级单位应有一名处级分管本单位档案工作,并根据情况设置1-2名兼职档案员具体承办本部门的档案业务工作.

第七条  档案馆基本任务

(一)  贯彻执行国家、自治区关于档案工作的政策法规,主持制定学校档案事业发展规划、工作计划,制定学校档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况;

(二)  负责建立健全学校档案工作网络,对全校专、兼职档案工作人员进行业务培训;

(三)  负责监督、指导、接收整理、分类、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料;

(四)  负责档案利用工作;

(五)  负责编写档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;

(六)  参与档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流;

(七)  开展档案宣传工作和利用者教育活动;

(八)  开展档案学术研究和交流活动。

第八条  各单位、各部门档案工作基本任务 。

(一)按照档案馆的有关规定做好本单位档案文件材料的收集、整理、分类、立卷归档等工作;

(二)  按照归档范围、要求,除有特殊规定外,每年年底前归档上年度应归档的文件材料;

(三)  收集、积累资料,参与本单位教学、科研等专题编研工作;

(四)  兼职档案员应努力学习档案专业知识,不断提高档案业务水平,遵纪守法,忠于职守,维护本单位档案的完整与安全。

第九条  对于某些需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,可根据实际需要经批准设立分室管理.分室是档案馆的分支机构,受主管单位和档案馆的双重领导.每年向档案馆报送新增库存目录,并不定期向档案馆移交永久保存档案。


第三章  档案工作人员

第十条  档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案工作,忠于职守,勇于创新,埋头工作,严守机密,全心全意人民服务。

第十一条  档案工作人员要认真学习档案专业知识、现代化管理知识以及其他自然科学、社会科学方面的知识,刻苦钻研业务,不断提高水平。

第十二条    档案工作人员应具有大专以上学历和一定的专业知识,取得档案管理资格证书

第十三条    专(兼)职档案工作人员要相对稳定,一般不要轻易调离和更换。


第四章  库房和设备

第十四条  学校应遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则,为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房,做到库房、阅档室、办公室分开,逐步达到防火、防潮、防强光、防虫、防盗、防尘、防鼠等要求,以保证档案的安全。

第十五条  学校要有计划地为档案馆配备必要的设备,不断完善档案管理现代化,逐步落实档案保护措施。

第五章 文件材料的立卷、归档

第十六条  各单位把应归档的各类文件材料,由兼职档案员按《内蒙古大学各门类档案工作规范》整理组卷装订后向档案馆移交,档案馆负责业务指导及档案的验收。

第十七条  各单位文件材料的归档范围和保管期限, 按《内蒙古大学部门文件材料归档范围和保管期限表》执行。

第十八条  部门立卷(件)归档必须分工明确,协同配合。全校性、综合性的材料由党政办公室负责立卷归档,其余由职能部门分工负责相应门类立卷(件)归档。立卷归档涉及多个部门的由主办部门归档,其他部门协办。

第十九条  归档文件的质量要求,按《内蒙古大学各类档案工作规范执行》。

第二十条  归档时间和手续

 (一)   各类档案均在次年六月底以前归档;

(二) 会计档案在会计年度终了后,暂由财会部门保管两年后归档;

(三) 随时接收已故、实物档案和捐赠、代管、征集的档案;

(四)  接收档案必须履行移交手续,由归档单位填写交接文据,一式两份,写明移交内容,数量、移交时间等,交接双方必须签名。

第二十一条  个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向档案部门移交,集中管理,任何人不得据为己有。

第二十二条  对于个人在非职务活动中形式的各种载体形式的文件材料档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。


第六章  档案的管理与利用

第二十三条  档案馆要对档案进行分类、编号和排序。分类方法按《内蒙古大学档案实体分类法》执行。

第二十四条  档案馆对保管期限已满的档案要按有关规定进行鉴定、处理,未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十五条  档案馆指定专人对档案的收集、整理、利用、移除、销毁及馆内其他数据进行统计,并按规定向上级部门报送.

第二十六条  严格执行档案馆安全制度,确保档案安全;不断研究和改进档案保护技术,对破损和字迹腿色的档案,要及时修复或复制。

第二十七条  档案馆人员要熟悉馆藏,主动提供利用,当好领导和有关部门的助手和参谋。要发挥档案的信息功能,提高其社会效益和经济效益。

第二十八条   学校档案馆保存的档案,主要供本校利用,其他单位或个人需查阅时,应持介绍信经档案馆负责人同意后,方可查阅。

第二十九条   凡利用馆藏档案,必须严格执行《内蒙古大学档案利用办法》,档案馆人员应热情、周到、细致、耐心地提供服务。

第三十条   利用结束后,利用者应如实填写《利用效果登记表》,留馆存查。

第三十一条   对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,按学校规定严肃处理。

第三十二条  加强档案编研工作,根据学校和社会需要,有计划地对档案资料进行研究整理,为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。

第三十三条  开展档案学术理论研究,积极参加本系统、本地区档案学术团体活动,努力提高学术水平。


第七章    奖励与处罚

第三十四条   有下列情况之一的,有关单位应给予奖励:

(一)  在档案的收集、整理、保护和提供利用方面作出显著成绩的;

(二)  在档案现代化管理方面作出显著成绩的;

(三)  在档案学术研究方面作出重要贡献的;

(四)  向学校捐赠重要或珍贵档案的;

(五)  同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第三十五条  有下列行为之一的,应按照《普通高校档案管理办法》执行:

(一)  损毁、丢失属于国家所有档案的;

(二)  擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的;

(三)  涂改伪造档案的;

(四)  拒绝向档案机构移交应归档的文件材料,不按规定归档或者不按期移交档案的;

(五)  明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(六)  档案工作人员、对档案工作负责有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。


第八章  附 则

第三十六条  本办法自发布之日起实行,本办法公布前本校各种档案工作规定、办法,与本办法相抵触的,以本办法为准。

第三十七条  本办法由档案馆负责解释。

 

 

 

 


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