档案馆
设为首页  |  加入收藏
 网站首页  本馆概况  业务指导  服务指南  编研成果  法律法规  网上展厅  内蒙古高校档案分会  常见问题 
  业务指导
 分类方案 
 归档范围和保管期限表 
 不归档文件材料 
 档案工作规范 
分类方案
当前位置: 网站首页>>业务指导>>分类方案

内蒙古大学档案分类办法


一、编制说明

(一)为了适应我校档案工作的需要,实现档案分类、编号、排架、检索等工作标准化、规范化、信息化,加强档案的科学管理,促进档案整体业务建设的深化发展,充分发挥档案信息的作用推进学校档案管理现代化的进程,更好地为教学、科研、管理等各项工作服务,根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规,特制定本方案。

(二)本方案结合我校档案工作的历史、现状和发展前景而编制,既要求有较强的思想性、科学性专业性和实用性,又要求符合我校的客观实际,是档案分类编号、科学管理、有效利用的依据

(三)本方案由编制说明、主表、辅表三部分组成。主表是分类法的主体,由类目、标识符号、注释等组成。档号的结构、模式以及档案的实体排架均以《高等学校档案实体分类法》为依据

(四)一级类目是我校档案实体分类的最高层位,包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、已故大类,其标识符号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母

(五)二级类目原则上按《高等学校档案实体分类法》的规定设置,个别类目有所变通。其标识采用阿拉伯数字的“双位数”,带“O”的数字不用,依次从“11、12、……99”排列

(六)档号由年度号+分类号+案卷(件)号组成。不同全宗的档案,在年度号前加全宗号

    1.年度的标识原则采用自然年度,档案形成于哪一年就标识到哪一年,各种计划、请示、报告带批复的标识批复年,没有批复的标识形成年;跨年度的计划、规划有批复的标识批复年,没有批复的标识文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件一般标识会议的开幕年度;跨年度的报表标识针对年度跨年度(或几个年度)的教学档案、科研课题、工程项目材料标识结束年;年度号由四位阿拉伯数字组成,如1997;

    2.分类号是档号的主体,一般由一级、二级类目组成, 照片档案标识到三级类目;

    3.案卷(件)号按所选择的分类号中最下位顺序编号,因案卷(件)的数量不一,案卷(件)号可不限级数;

    (七)档案按照档号排架,根据我校档案案卷的实际情况及库房条件,从维护档案的整体性和方便查找出发,采用类目—年代的纵向排架方法。各类中按永久、长期、短期的顺序依次排列;

    (八)交叉问题的处理

1.涉及全校、全局性的档案材料,归入党群类或行政类综合部分保存,其余的均归入相应门类档案中保存;

2.各门类档案中,除声像档案单独保存外,与声像档案发生交叉的材料,交叉部分一律归入相应门类档案中保存;

3.党群、行政类档案之间相互交叉的材料,交叉材料一律归党群保存。上级党组织和本校党委形成的但属于行政职能的材料,一律归党群类保存(教代会、校史材料、校庆材料除外);

    4.涉及学校总体经费管理、经费分配计划、经费预决算等材料一律归财会类档案保存;涉及单个工程项目或单个科研项目经费等单项活动中形成的材料,归入各自的项目中保存;

    5.多项基建工程或多项科研项目共用一套文件(请示、批复、图纸或经费)时,共用材料原则上归首项项目保存,其它项目互见参见号。其它类档案遇到类似问题,参照解决;

    6.基建工程竣工后,项目在使用、维修、改造过程中形成的文件材料,和原工程档案材料归在一起保存;

    7.校内外职工合作研究项目,以我校职工为主,并在科研处立项的,归科研类保存;

    8.制度汇编、单位制定的管理制度、办法,应统一归在其主要职能的一个类目中(不论该单位的制度是装订成册,还是单份文件)。

二、主表(十二大类档案)

DQ  党群        主要包括党群部门中形成的文件材料

11  综合        党政办公室有关学校党委综合材料

12  纪检        纪委(监察室)综合材料

13  组织        有关组织工作、分党委、总支、直属支部材料

14  宣传教育    宣传部有关材料

15  统战        统战工作方面有关材料

16  工会        工会、双代会材料

17  学生工作    团的工作、学生工作、学生社团材料

18  离退休工作  离退休人员材料

XZ行政 主要包括行政职能部门工作中形成的文件材料

11 综合     党政办公室有关行政类材料、南校区管委会材料

12 人事     人事处材料

13 审计     审计处材料

14 保卫     保卫处材料

15 总务     后勤保障处、奥都资产经营公司材料

16 档案、图书、信息

            档案馆、图书馆、网络、电教中心材料

17重点项目  发展规划办材料

18 校庆     校庆办公室材料

JX 教学  主要包括教学管理和教学实践中形成的文件材料,按教学环节结合办学层次分类,分为全日制本专科教育(教务处)研究生教育(研究生院)、成人教育(继续教育学院)。

11 综合 

   本科教学综合管理文件、教学评估、教学质量评奖、运动会材料等

12 本科学科建设与专业设置

学科建设、专业设置、国家级教学基地审批及管理、实验室材料

13 招生  

本科招生工作文件、录取名册、委培合同、研究生入学试题等

14 学籍

学籍卡、成绩单、学籍变更及学生奖惩材料

17 本科毕业生

就业协议、毕业生名单、学历证书电子注册

18 教材

自编或主编教材、各专业使用教材目录、优秀教材评选材料

19 研究生教育

新生录取名册、毕业生名册、学籍异动、各类研究生学籍材料

20 成人教育

录取、毕业生名单、学籍异动、毕业生登记表

KY科研 主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料

11 综合     社会科学处、科学技术处综合材料

12 项目综合 文、理科科研项目材料

JJ基建  主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料

11综合      基建与修缮工程管理科综合材料、水文材料

32项目综合  教学楼图纸

33项目综合  宿舍楼图纸

34 项目综合  附属建筑图纸

SB设备  主要包括仪器设备的政府采购、维修改造中形成的材料。

11 综合  资产管理处文件材料

        (仪器设备随机文件材料由使用单位保管)

12项目  项目采购中形成的材料

CB出版  主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

11 综合  出版社、校刊、学报编辑部综合材料

12 报纸  校刊编辑编辑的报纸

13 刊物  学报编辑部出版的正式刊物

14 书稿  出版社出版的样书(由出版社设分室保管)

WS外事  主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

11 综合

外事工作管理性文件、国际交流与合作处综合材料

12 出国(境)

出国(境)考察、访问、开会、讲学、比赛等审批及有关业务材料

13 来校

邀请、聘请外籍机构或人士来校参观、讲学等审批及有关业务材料

15 外国留学生工作 

留学生录取审批材料、学籍、成绩登记表、学生去向及有关材料

CK财会  主要包括财务工作管理和会计核算过程中形成的文件材料。

11 综合     

财务处综合材料

13 会计帐簿 

总帐、明细帐、日记账、现金账、银行存款帐等

14 会计凭证 

各种原始凭证、记帐凭证(为便于鉴定销毁单独排架)

15 重点项目 同“13”

16 重点项目 同“14”

17 其它账簿

18 其它凭单

19 工资清册 

工资发放名册、奖金、津贴、助学金发放名册等

20 会计报表

   决算报表、预算会计报表及各种统计表

SX 声像  主要包括反映学校重要职能活动的照片、录像带、录音带、光盘等特殊载体材料

12    照片(含数码照片)

1211  亲切关怀

1212  党政、教学、科研活动

1213  国际交流与合作

1214  文体活动

1215  人物类

1216  校园景观

1217  重点建设项目专题

1218  校庆专题

1219  荣誉类

13    录音带

14    录像带        

19    光盘   

SW 实物         主要包括学校和个人在各项活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、锦旗、牌匾、作废印章、领导、各界名人给我校题写的字画等。

YG  已故人员档案   我校教职工去世后的个人档案

 

附件:内蒙古大学档案实体分类代号简表

DQ  党群类

DQ11   综合

DQ12   纪检、监察

DQ13   组织

DQ14   宣传教育

DQ15   统战

DQ16   工会

DQ17   团委、学生工作

DQ18   离退休

XZ  行政类

XZ11   综合

XZ12   人事、师资

XZ13   审计

XZ14   保卫

XZ15   总务

XZ16   图书、档案、信息

WS  外事类

WS11   综合

WS12   出国(境)

WS13   来访

WS15   留学生

 

JX   教学类

JX11  本科综合

JX12  本科学科、专业

JX13  本科招生

JX14  本科学籍管理

JX17  本科毕业

JX19  研究生教育

JX20  成人教育

KY   科研类

    KY11  综合

    KY12  科研项目

JJ    基建类

    JJ11  综合

    JJ32  教学楼

    JJ33  宿舍楼

JJ34  附属建筑

SB  设备类

    SB11  综合

SB12  招标、采购合同

CB  出版类

CB11  综合

CB12  报纸

CB13  刊物

CB14    书稿

CK  财会类

CK11    综合

CK13    财务处账簿

CK14    财务处凭单

CK15    重点项目专款