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内蒙古大学档案分类办法


一、编制说明

(一)为了适应我校档案工作的需要,实现档案分类、编号、排架、检索等工作标准化、规范化、信息化,加强档案的科学管理,促进档案整体业务建设的深化发展,充分发挥档案信息的作用推进学校档案管理现代化的进程,更好地为教学、科研、管理等各项工作服务,根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规,特制定本方案。

(二)本方案结合我校档案工作的历史、现状和发展前景而编制,既要求有较强的思想性、科学性专业性和实用性,又要求符合我校的客观实际,是档案分类编号、科学管理、有效利用的依据

(三)本方案由编制说明、主表、辅表三部分组成。主表是分类法的主体,由类目、标识符号、注释等组成。档号的结构、模式以及档案的实体排架均以《高等学校档案实体分类法》为依据

(四)一级类目是我校档案实体分类的最高层位,包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、已故大类,其标识符号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母

(五)二级类目原则上按《高等学校档案实体分类法》的规定设置,个别类目有所变通。其标识采用阿拉伯数字的“双位数”,带“O”的数字不用,依次从“11、12、……99”排列

(六)档号由年度号+分类号+案卷(件)号组成。不同全宗的档案,在年度号前加全宗号

    1.年度的标识原则采用自然年度,档案形成于哪一年就标识到哪一年,各种计划、请示、报告带批复的标识批复年,没有批复的标识形成年;跨年度的计划、规划有批复的标识批复年,没有批复的标识文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件一般标识会议的开幕年度;跨年度的报表标识针对年度跨年度(或几个年度)的教学档案、科研课题、工程项目材料标识结束年;年度号由四位阿拉伯数字组成,如1997;

    2.分类号是档号的主体,一般由一级、二级类目组成, 照片档案标识到三级类目;

    3.案卷(件)号按所选择的分类号中最下位顺序编号,因案卷(件)的数量不一,案卷(件)号可不限级数;

    (七)档案按照档号排架,根据我校档案案卷的实际情况及库房条件,从维护档案的整体性和方便查找出发,采用类目—年代的纵向排架方法。各类中按永久、长期、短期的顺序依次排列;

    (八)交叉问题的处理

1.涉及全校、全局性的档案材料,归入党群类或行政类综合部分保存,其余的均归入相应门类档案中保存;

2.各门类档案中,除声像档案单独保存外,与声像档案发生交叉的材料,交叉部分一律归入相应门类档案中保存;

3.党群、行政类档案之间相互交叉的材料,交叉材料一律归党群保存。上级党组织和本校党委形成的但属于行政职能的材料,一律归党群类保存(教代会、校史材料、校庆材料除外);

    4.涉及学校总体经费管理、经费分配计划、经费预决算等材料一律归财会类档案保存;涉及单个工程项目或单个科研项目经费等单项活动中形成的材料,归入各自的项目中保存;

    5.多项基建工程或多项科研项目共用一套文件(请示、批复、图纸或经费)时,共用材料原则上归首项项目保存,其它项目互见参见号。其它类档案遇到类似问题,参照解决;

    6.基建工程竣工后,项目在使用、维修、改造过程中形成的文件材料,和原工程档案材料归在一起保存;

    7.校内外职工合作研究项目,以我校职工为主,并在科研处立项的,归科研类保存;

    8.制度汇编、单位制定的管理制度、办法,应统一归在其主要职能的一个类目中(不论该单位的制度是装订成册,还是单份文件)。

二、主表(十二大类档案)

DQ  党群        主要包括党群部门中形成的文件材料

11  综合        党政办公室有关学校党委综合材料

12  纪检        纪委(监察室)综合材料

13  组织        有关组织工作、分党委、总支、直属支部材料

14  宣传教育    宣传部有关材料

15  统战        统战工作方面有关材料

16  工会        工会、双代会材料

17  学生工作    团的工作、学生工作、学生社团材料

18  离退休工作  离退休人员材料

XZ行政 主要包括行政职能部门工作中形成的文件材料

11 综合     党政办公室有关行政类材料、南校区管委会材料

12 人事     人事处材料

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