本馆档案工作制度

一 归档制度

（一）我校实行文书处理部门或业务部门的文件材料平时归档制度。各职能部门将所形成的应归档文件材料，按规范要求移交档案馆；

（二）归档范围：凡是针对我校工作具有指导性、指令性的上级来文；学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属归档范围；

（三）凡归档的文件材料要齐全完整、保持文件材料在内在联系。保管期限划分清楚，归档文件排列有顺序，并要完整正确地编写归档文件目录；

（四）凡归档的科技材料，底图蓝图必须符合国家颁发的图样管理制度的要求，纸质优良，字迹工整，图样清晰。文字材料不得用圆珠笔、铅笔和复写纸书写，以利长期保存

（五） 会计档案要使用统一规格的记帐凭证和帐簿、表册：必须装订完整，填写清楚，不得省略；帐簿名称与内容必须相符，否则档案部门拒绝接收；

（六）归档时间和手续：

1、按年度归档的部门在次年六月底以前归档；

2、教学档案在次年六月底以前归档；

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后次年六月底内归档；

4、外事档案应在每次外事活动结束后，把有关文件资料、音像载体材料等汇总，整理后于次年六月底以前归档；

5、出版物档案在年度终了时归档；

6、会计档案在会计年度终了时，暂由原单位保管两年后再归档；

7、接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，交接双方要签名盖章。写明归档文件目录、时间；

8、 凡属永久保存的本机关重要发文实行双套制。

二  文书预归档制度

为使文书工作规范化、程序化，保证种类文件材料齐全、完整、及时归档，特制定我校文书工作预归档制度，请各单位照此执行。具体要求如下：

（一）各职能部门根据本单位情况，将文件材料进行分类，参考类目如下：

(1)上级文件(2)本单位文件材料(3)教学工作(4)科研工作(5)学生工作(6)实验室(7)仪器设备(8)重大活动(9)往来及外事工作(10)其他；

各单位可按实际情况和工作方便适当增减类目。

（二）按类目可将卷柜分格，并在上面标明类别， 兼职档案人员随时将办理完毕的材料收集完整放入相关(格)内；

（三）兼职档案人员按归档要求严格把关，不论是谁，均不得用铅笔、油笔、彩笔和纯蓝墨水拟写、签发、批改文件材料。 并应定期检查文件材料的齐全、完整和规范情况，发现问题及时纠正；

（四）每年年终清理文件材料，第二年初整理立卷后移交校档案馆。

三  档案保管制度

（一）我校档案既是国家的宝贵财富，同时又是全校教职工在各项工作中的历史记录和劳动成果。因此，要把档案的保管工作放在重要的地位，妥善保管；

（二）档案工作人员必须具有一定的政治素养、科学文化知识和档案学理论知识，有较强的专业工作；

（三）档案的库房应以科学、坚固、安全为基本条件。档案部门对接收来的档案要进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理；

（四）库房内的档案柜、架按要求进行排放；

（五）为了妥善保管档案，库房内应装备必要的防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防强光、防高温、防虫等设施。；

（六）库房标准温度为14—24~C，标准相对温度为45—60％。档案人员应做好测试记录，做出综合文字分析，掌握库房管理规律；

（七）档案部门应纳入学校自动化管理系统，根据工作需要逐步配备计算机、复印机、照像机、录像机等；

（八）案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列；

（九）档案部门应以档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题及时解决，如：库房发生水、火、虫蛀、鼠咬等现象时，应组织人员进行认真检查。检查内容应包括：档案数量是否相符，有无损毁、褪变；收进、移出、存取登记是否准确；各项制度的执行情况，然后写出详细书面材料，及时解决或向上级和主管业务部门报告；

（十）档案工作人员调、换工作时应有严格的接交手续；

（十一）非工作人员不得擅自进入库房。节假日加强保卫工作，做好门窗加封条等工作；

（十二）档案保管工作，必须认真严格地按照各项规章制度办事，不得徇私舞弊，玩忽职守。

三  库房管理制度

（一）档案库房应以科学、翠固、安全为基本条件，门窗玻璃要加固，库房内报警器；

（二）档案库房要符合防潮、防水、防尘、防阳光直射、防有害气体污染的要求，定期更换杀虫、灭鼠药和灭火器，严禁放置与档案无关的物品；

（三）库房要经常保持整洁卫生，温湿度控制在适宜保存档案的范围之内，做好测试记录，每个季度要做出综合文字分析，逐步掌握库房管理规律；

（四）档案装具要齐备充足，符合规范要求。档案入库时应检查帐、卡、物是否相符，各门类载体的档案存放要合理有序，即方便平时查找，又能保证在突发事件中及时抢救；

（五）定期检查档案的保管情况，发现破损的案卷及时修复，对于需要永久保护存的档案，采取措施加以重点保护，使其既安全又延长寿命；

（六）要定期检查档案馆的财产设备，经常进行设备的维护和修理，为科学保管档案创造良好的物质条件。

 五、保密制度

根据国家有关保密工作的指示，为确保档案资料的安全，结合我校档案工件的特点，特做以下规定：

（一）档案工作人员和档案利用人员，都必须认真执行《保密法》及有关保密管理规定，增强保密观念，遵守保密制度；

（二）准确划分密级，对于不同密级的档案要进行分别保管，凡秘密级以上档案，查阅时须经主管领导批准，任何人不得私自翻阅；

（三）档案人员要严守保密制度，不得向任何人随便谈论档案资料的内容，不得私自将秘密级以上档案带出办公室给无关人员阅读，不得为个人需要摘引秘密级以上档案内容；            

（四）档案馆是机要保密重地，严格禁止无关人员出入；

（六）档案馆要有严格的登记和管理制度。来人查阅档案，要在档案人员的指导下查阅，不得个人自行查找；

（七）不准随意泄露绝、机密文件内容，绝密文件严禁翻印，严禁随身携带或传、抄、转借。档案人员未经领导批准，不得携带任何档案资料离开档案馆；

（八）为确保档案的安全，要做到人离档案馆，随时关门窗；

（九）任何人员不得以任何借口违反规章制度，档案人员如因玩忽职守，造成档案失密、泄密，要视其情节轻重给予处分。

六 统计制度

（一）档案人员必须以认真负责的态度，实事求是的工作作风进行统计工作，做到及时、准确、连续；

（二）建立各种门类档案登记簿，做到帐目清楚，手续完备，无差错遗漏项目、帐物相符、科学准确地反映库藏档案的门类、数量等状况；

（三）文书、外事等以件；教学、科研、基建、设备、出版物、会计、已故人员的档案以卷；照片档案以张；录音、录像带以盒； 光盘以张为单位进行统计；

（四）及时、准确地编制档案工作情况报表，以及本单位档案统计工作年报；

（五）做好档案馆资料的登记和统计年报；

（六）对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议。

七   利用制度

（一）凡利用馆藏档案，均应按本馆规定办理利用手续，填写《档案查（借）阅登记簿》；

（二）本校职工查阅本职工作范围内自己形成的档案，办理查阅手续后即可查阅，非本职工作范围外的档案须视具体情况经档案部门或有关部门负责人或学校分管领导批准后方可查阅。

（三）专利权未转让、未公丌的科研档案，利用者需持单位介绍信，同时经所查项目负责人及科技处负责人批准方可查阅；

（四）查阅会计档案须经有关财务人员同意，并由一名财务人员或档案馆工作人员陪同查阅；

（五）查阅会议记录须经有关部门负责人及分管领导批准，重要会议记录须经校主管书记或校长批准后可查阅，且只限在档案馆查阅，一律不外借；

（六）确因工作需要摘录、复制档案材料时，一般材料需经档案馆负责人批准，重要材料需分管领导批准。对于所摘录的档案材料，必须经档案工作人员核对，档案馆负责人签字盖公章后可生效；

（七）档案材料原则上不外借，确因工作需要，对本人所承办工作部分的档案需借阅时应办理借阅手续，外借时间不得超过五天，如不能按时归还的，借阅单位应办理续借手续；

（八）外单位人员查阅档案时，需持本单位介绍信，并详细说明查阅内容及目的，经档案形成部门或校领导批准，且只限在档案馆阅览；

（九）查（借）阅档案者，要遵守保密制度，查（借）阅内容不准扩散，严禁在档案上圈划、涂改、填注、抽取，案卷归还时要清点检查，违者追究责任。

八   已故人员档案查阅办法

（一）查阅手续：

1、本校凡因事需查阅已故人员档案者，需持本单位介绍信前来查阅；

2、外单位来查阅已故人员档案者，需持本单位介绍信，并经我校档案主领导批准后可查阅；

3、个人如因特殊需要查阅已故人员档案，需讲明需用什么材料，经我校档案主管领导批准后，由档案工作人员找出，然后方可查看；

（二）注意事项和要求：

1、查阅档案介绍信，必须写明查阅人的工作单位、姓名、政治面貌和被查阅人的姓名、单位以及为什么要查阅的详细理由等。

2、已故人员档案一律不外借。

3、查阅时不得私自拆散、抽换、涂改档案，未经批准亦不得摘抄和复制   

九、计算机管理办法

（一）档案馆的计算机及有关设备的使用由馆里统一安排和调配，未经批准不得私自挪用、交换使用计算机及有关设备；

（二）档案馆工作人员必须熟悉自己所使用机型性能及档案管理软件各项功能，严格按照档案管理软件使用指南规定进行操作，不得违章操作；

（三）　档案馆工作人员应对自己负责类别的档案进行案卷级目录和文件级目录的录入、修改、打印、管理等操作，同时对各单位、各部门上传的档案目录要及时接收、整理及保存；

（四）　计算机及有关设备属档案馆公共财产，只限于本人日常工作使用，不得玩电脑游戏；

（五）　馆内局域网和计算机及有关设备出现故障，要及时解决，并向馆领导汇报，必要时要由馆里统一安排专业技术人员进行维修。不得私自拆修或请外人拆修；

（六）　计算机管理人员要定期对馆内局域网和计算机及有关设备进行检修、保养，定期对杀毒软件进行升级，对计算机病毒进行检测和清除。为防止感染计算机病毒，使用外来的存储盘必须先杀毒，方可使用 ；

（七）　计算机管理人员每周按备份的要求和程序对档案数据进行备份，脱机保存；

（八）网页制作和维护人员，要不断完善档案馆网页，定期更新网页内容。网页有关内容必须经馆长审定；

（九）　计算机及有关设备使用人员，应注意保持计算机及周围环境的清洁和卫生，不得在设备上堆放其它物品。要特别注意设备的使用安全，每天下班前要正常关机，不允许非法关机，并切断电源。

十 档案鉴定销毁制度

（一）为了确保档案优化馆藏的质量，需定期对档案进行鉴定，准确地判断档案的存毁；

（二）档案的鉴定销毁荼，每年年度应由校主管领导、档案工作人员以及有关业务部门人员组成鉴定小组，根据国家有关规定和校档案管理办法，对已满期限的各种门类档案进行鉴定；

（三）档案鉴定采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，分工初鉴，集体审查。对失去保存价值应销毁的档案进行登记造册，经主管领导审定签字后，指定两人负责在内蒙古党委指定地点监销，并在销毁清册上签字，存档保存。